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1 就業規則とは何か。自分の会社にも必要か。

 就業規則は、従業員の労働条件や職場規律などのルールを具体的に定めたものをいいます。
 労働基準法第89条は、「常時10人以上の労働者を使用する使用者」は、「就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない」として、常時10人以上の労働者を使用する使用者に就業規則の作成を義務付けています。
 就業規則は、多数の労働者を協働させる企業においては、従業員の労働条件を公平・統一的に設定し、職場規律を規則として明定することにより職場の秩序維持、生産性の向上が図れると同時に、従業員とのトラブル防止に役立つというメリットがあります。
 一方、従業員にとっても労働条件や職場のルールが定められることにより、使用者に恣意的に使用されることを防止し、安心して働くことができるというメリットがあります。
 従って、常時10人以上の労働者を使用していない使用者も、就業規則を作成しておくことが好ましいと言えます。

労働基準法第89条は、「常時10人以上の労働者を使用する使用者」は、「就業規則を作成し、行政官庁に届出なければならない」としています。この「常時10人以上の労働者」とは何かについては、以下のとおりです。

まず、「常時10人以上」というのは、常態として10人以上を使用しているという意味です。繁忙期のみ10人以上を使用するというのはこれに該当しません。
次に、「10人以上の労働者」とは、正社員だけでなく、パート職員や嘱託職員等も含めた人員、とされます。
そして、以上の人員は、会社全体でなく事業場単位で判断される、としています。

例えば、本社に6人、支店に4人、営業所に2人の社員がいる会社は、各事業場は、10人以上の労働者を使用していないため、同社は、就業規則の作成義務はありません。
しかし、「支店・営業所共それぞれに独立した事業と見られる場合においては作成義務はない」とされていますので、支店・営業所が本社との組織的な関連や事務処理能力などを考え合わせて独立性がない場合は、同社の労働者は合計で10人を超えることになりますので、就業規則を作成しなければなりません。

3 就業規則を届け出を怠った場合

 せっかく作成した就業規則を労働基準監督署に届け出るのを失念していた場合、就業規則の効力は認められないのでしょうか。
 判例では、就業規則はこれを作成し、実施している以上行政官庁に届け出なくても、その効力に影響がない」として、仮に届出を忘れたとしても効力には影響がないとされています。
 なお、常時10人未満の労働者を使用する使用者は、就業規則を作成することは勿論自由ですし、労働基準監督署に届け出ることも可能です。

4 就業規則には何を定めなければならないか。

 就業規則を作る際に必ず定めなければならない事項(絶対的必要記載事項)は、以下のとおりです。(労働基準法第89条)。
 ① 始業および終業の時刻、休憩時間、休日・休暇、労働者を2組以上に分けて交替に就業させる場合は就業時転換に関する事項。
 ② 賃金の決定・計算・支払の方法、賃金の締切り・支払の時期、昇給に関する事項
 ③ 退職に関する事項(解雇に関する事項を含む)
 以上の事項が記載されていない就業規則は、就業規則として認められません。

 次に、定めがある場合には記載しなければならない事項(相対的必要記載事項)は、以下のとおりです。
 ① 退職手当を支給する場合は、適用される労働者の範囲、退職手当の決定・計算・支払の方法・支払の時期に関する事項
 ② 臨時の賃金(賞与)等および最低賃金額の定めをする場合には、これに関する事項
 ③ 労働者に食費・作業用品等の負担をさせる定めをする場合には、これに関する事項
 ④ 安全・衛生に関する定めをする場合には、これに関する事項
 ⑤ 職業訓練に関する定めをする場合には、これに関する事項
 ⑥ 災害補償・業務外の傷病扶助に関する定めをする場合には、これに関する事項
 ⑦ 表彰・制裁の定めをする場合には、これに関する事項
 以上の事項について、すでに実施又は実施する予定であれば、就業規則に定めなければならないことになります。
 その他、服務規律など、記載しても記載しなくてもよい事項として、「任意的記載事項」があります。

5 就業規則の作成手順

 就業規則の作成手順は以下のとおりです。変更する場合も同様です。

1、 就業規則の案文を作る
 労働基準法第92条は、「就業規則は法令又は当該事業場に適用される労働協約に反してはならない。行政官庁は、法令又は労働協約に抵触する就業規則の変更を命ずることができる。」と規定しています。
 就業規則は、使用者が恣意的に作成できるものではなく、労働基準法をはじめ関連法規や労働協約に反することはできません。
 また、就業規則を一旦作成すると、使用者は就業規則に記載された内容を順守しなければなりません。
 他方、就業規則はいつでも変更することができますが、労働者に不利益な内容への変更は容易ではありません。したがって、最初に作成する就業規則は、法の最低基準に則して作成した方が良いと思われます。
 就業規則は、書店にはモデル就業規則が売られていますし、最近ではインターネットからもダウンロードできますので、簡単に作成することができますが、そのような就業規則は、会社に必要でない規定が含まれていたり、必要な規定が含まれていない場合があります。
 また、モデル就業規則には、使用者の努力義務規定を掲載してある場合が多く、そのままそれを届出れば、使用者にとってリスクとなる場合もあります。
 就業規則は、法律で定められているから作成するというより、会社にとって労務管理やリスク管理等のために最重要なものとして認識し、その内容は、一言一句吟味して作成するようにしましょう。

、 労働者代表の意見を聴く
 労働基準法第90条は、「使用者は、就業規則の作成又は変更について、当該事業場に労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては労働者の過半数を代表する者の意見を聴かなければならない」と規定しています。
 「意見を聴く」については、労働者代表の意見を尊重することは望ましいとしても、その意見を取り入れるかどうかは会社の判断です。同意を得るとか、協議を行うことまでは要求されていません。
 労働組合がない場合や、あっても過半数の労働者が加入していない場合の過半数代表者の選任については、行政通達で以下のように定義されています。
 ①労働基準法第41条第2号に規定する監督又は管理の地位にある者でないこと。
 ②就業規則の作成・変更の際に使用者から意見を聴取される者等を選出することを明らかにして実施される投票・挙手等の方法により選出された者であり、使用者の意向により選出されたものでないこと。

3、 就業規則を所轄の労働基準監督署に届け出る
 労働者代表の意見書を添付して、就業規則を所轄の労働基準監督署に届け出ます。
 意見書には労働者代表の署名又は記名押印が必要です。
 労働者代表から意見書の提出を拒否されたときは、意見を聴いたことを客観的に証明した事情説明書を添付します。就業規則の内容が法令等に違反していなければ受理されます。

4、 就業規則を従業員に周知する
 労働基準法第106条は、就業規則を「常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、又は備え付けること、書面を交付することその他厚生労働省令で定める方法によって、労働者に周知しなければならない。」と規定しています。
 「その他厚生労働省令で定める方法」とは、磁気テープ・磁気ディスク等に記録し、かつ各作業場に労働者がその内容を常時確認できる機器を設置することをいいます。
 就業規則の周知義務とは、必ずしも就業規則を労働者個々に配布することまで求めていません。したがって、最低限、就業規則を各作業場に1部常備しておくか、パソコンのある環境において就業規則が収録された記録媒体(CD-ROMなど)を用意しておくようにしましょう。

6 就業規則の効力

 就業規則には内容上の限界があり、法令・労働協約に反してはなりません。
 就業規則、労働契約、労働協約の関係は、次のようになっています。
 法令・労働協約>就業規則>労働契約
 法令や協約に反する就業規則の条項は、その定め自体が無効となります。
 一方、就業規則は労働契約に優先します。

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